Las mejores formas de guardar y restaurar documentos

Organizar archivos puede ser una molestia, especialmente cuando tienes muchos papeles y carpetas esparcidos sobre tu escritorio. Sin embargo, puede hacer su vida mucho más fácil manteniendo sus documentos organizados y almacenándolos digitalmente. Los archivos son más fáciles de buscar cuando se guardan digitalmente porque los archivos digitales se pueden organizar, indexar y buscar usando varias herramientas y software.

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Además, los archivos digitales generalmente se almacenan en computadoras, en la nube o en discos duros, lo que reduce el riesgo de que se extravíen o se pierdan. A diferencia de los documentos físicos, que pueden perderse, dañarse o destruirse fácilmente, los archivos digitales se pueden respaldar y copiar para evitar pérdidas. Esto proporciona un nivel de seguridad y tranquilidad al saber que sus documentos están almacenados de forma segura y son fácilmente accesibles.

Usar un disco duro externo

Me aseguro de que todos mis archivos se guarden en un disco duro externo, que guardo de forma segura en mi casa. De esta manera, si algo sale mal con cualquiera de los otros sitios en Internet que uso para el almacenamiento, siempre tendré mi disco duro allí para darme los archivos y documentos que necesito. También debe asegurarse de que sus archivos estén respaldados en otra ubicación, como la nube u otro dispositivo, en caso de que su disco duro falle o se pierda. También debe probar sus copias de seguridad periódicamente para asegurarse de que funcionan correctamente y se pueden restaurar si es necesario.

Para averiguar en qué dispositivos desea hacer una copia de seguridad de sus datos, visite CyberGuy.com/BackUpDevices

Solo recuerde que esos documentos importantes como el certificado de nacimiento o la tarjeta de seguro social nunca deben guardarse en línea. Mantener a los detenidos en un lugar seguro.

Las mejores aplicaciones para guardar y restaurar documentos

Aquí están mis selecciones de las mejores aplicaciones para guardar y restaurar documentos.

1. Documentos de Google

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El servicio en la nube es especialmente útil cuando está fuera de casa y necesita acceder a ciertos documentos. Sin embargo, no confío en todos los servicios en la nube. Por ejemplo, Google Docs no es mi fuente de nube preferida para almacenar mis documentos. El gigante tecnológico es conocido por recopilar sus datos cada vez que puede. Sin embargo, sé que muchas personas son grandes admiradoras de Google Docs, por lo que continuaré mostrándoles cómo usarlo. Está bien si quieres usarlo; Simplemente no es mi preferencia personal.

Localizar Documentos de Google

En su computadora de escritorio o portátil, cuando haya iniciado sesión en su cuenta de Google, toque icono de aplicaciones de Google (Es un ícono cuadrado que consta de cuatro cuadrados más pequeños de igual tamaño dispuestos en una cuadrícula de 2 por 2) en la esquina superior derecha

Verá un menú donde puede elegir mirar Drive, Docs, Sheets y más.

Lista desplegable de Google que incluye Google Drive (Cyberguy.com)

Su unidad actúa como un dispositivo de almacenamiento en la nube, donde puede acceder a cualquier documento que haya creado en Google. Una vez que esté en Drive, puede hacer clic en + nuevo en la esquina superior izquierda y elija lo que desea crear a continuación.

Dentro de Google Drive (Cyberguy.com)

Puede abrir documentos existentes desde su dispositivo en Documentos de Google Y editarlo directamente allí.

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Usted también puede colaborar en Google Docs, donde es fácil compartir con cualquier persona.

Además de todo en Google Docs Guarda automáticamentepor lo que nunca tendrá que preocuparse por perder su trabajo.

el programa pistas de versiones anteriores, por lo que si realizó cambios accidentalmente, puede ver los cambios en el documento. Estos son los pasos que puede seguir:

ir a archivo

Desplácese hacia abajo y toque Fecha de la versión

hacer clic Ver historial de versiones

te mostrare Todas las versiones guardadas de este archivo en el lado derecho de la pantalla

Escriba sus documentos en Google Docs (Cyberguy.com)

También debe asegurarse de descargar y guardar copias de sus documentos en su dispositivo u otro servicio en la nube en caso de que Google Docs no esté disponible o sus archivos hayan sido eliminados.

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2. buzón

Dropbox es otro excelente lugar para almacenar todos sus documentos en línea. Es de uso gratuito si solo desea hacer una copia de seguridad de algunos documentos. Sin embargo, una suscripción paga le permitirá cargar una gran cantidad de archivos y le permitirá restaurar las copias de seguridad realizadas anteriormente si se pierde un documento en cualquier momento. Dropbox tiene múltiples planes con diferentes precios, el más económico es el plan Plus para individuos, que cuesta $9.99 por mes.

Almacene múltiples archivos de diferentes fuentes y cree carpetas compartidas

Lo mejor de Dropbox es que puedes almacenar múltiples archivos de diferentes fuentes. Puede crear una hoja de cálculo de Google o un documento de Microsoft Word e incluso hacer capturas de pantalla. Dropbox también te permite crear carpetas compartidas para que otros puedan acceder a tus documentos una vez que los compartas con ellos. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic + crear En tu página de inicio de Dropbox y elige lo que quieras hacer.

Recuperar archivos

También puede recuperar fácilmente archivos que se hayan eliminado accidentalmente de su Dropbox. Aquí se explica cómo acceder a estos archivos.

Iniciar sesión en un archivo cuenta de dropbox

Ve a la barra lateral izquierda y haz clic en archivos borrados

Si desea restaurar un archivo, coloque el cursor sobre él y haga clic en casilla de verificación a su izquierda

hacer clic Repetir,Entonces presione Repetir de nuevo para confirmar

Una suscripción paga incluso le permitirá restaurar varias versiones anteriores de un documento en caso de que desee restaurar esas versiones. Aquí se explica cómo recuperar esas versiones si pagó una suscripción.

Botón derecho del ratón en el documento que desea ver

Desplácese hacia abajo y seleccione Fecha de la versión

Verá cada versión anterior de este documento. Puede pasar el cursor sobre el que desee y hacer clic en él. RepetirAl lado derecho

Escriba sus documentos en Google Docs (Cyberguy.com)

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rebobinar

Dropbox también tiene una característica llamada rebobinar , que te permitirá volver a versiones anteriores de los documentos que hayas guardado en Dropbox. Sin embargo, deberá comprar esta función con Dropbox Plus, que cuesta $ 9.99 por mes, como se mencionó anteriormente. Estos son los pasos para usar la función Devolución.

Iniciar sesión en un archivo cuenta de dropbox

Para devolver toda su cuenta de Dropbox, haga clic en “…”junto a organizar, Luego haga clic envolver esta carpeta.

Para devolver una carpeta específica, coloque el cursor sobre el nombre de la carpeta y haga clic en “…” junto a actividady luego haga clic en envolver esta carpeta . Esto también devolverá todas las carpetas dentro de esa carpeta en particular.

hacer clic Intenta rebobinar

Haga clic en el gráfico la selección de hoy

hacer clic Completo

de afinar En la lista, busque el cambio más reciente que desea revertir y haga clic en la línea azul a continuación.

hacer clic Completo

hacer clic rebobinar . Recibirá un correo electrónico una vez que se complete el rebobinado.

También debe asegurarse de descargar y guardar copias de sus archivos en su dispositivo u otro servicio en la nube en caso de que Dropbox no esté disponible o sus archivos hayan sido eliminados.

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3.Microsoft 365

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Finalmente, si usa aplicaciones de Microsoft 365 como Word o Excel, puede almacenar sus archivos en OneDriveo punto de intercambio, que es una suite en la nube conectada a su software de Microsoft. Esto se conectará a su cuenta de correo electrónico para todas sus aplicaciones de Microsoft.

Guarde su documento de Word en OneDrive

Como ejemplo, supongamos que desea guardar un documento de Word en OneDrive

ir a archivo

Desplácese hacia abajo y toque Guardar como

manejar sitios en internet

entonces Gestión de cuentas de almacenamiento

manejar unidad única

Iniciar sesión en un archivo Cuenta de MicrosoftLuego elige cual Carpetaen tus unidad únicaquiero guardar esto en

Microsoft dice que AI inserta copias 365 en los documentos que escribe

Luego, cuando se realicen los cambios, podrá volver a ese archivo haciendo clic en archivoluego tocando buscar fecha de lanzamiento,Y verá las diferentes veces que se editó el archivo y quién lo editó en el lado derecho de la pantalla.

Dropbox es un lugar gratuito para almacenar tus documentos (Cyberguy.com)

Además de hacer una copia de seguridad de sus archivos, asegúrese de hacer una copia de seguridad de sus computadoras Windows y Mac. Hacerlo puede ahorrarle mucho estrés y frustración a largo plazo.

Las principales conclusiones de Kurt

Mantener sus documentos organizados y seguros es crucial en la era digital actual. Aunque hay muchas opciones disponibles para almacenar sus archivos, es importante elegir una plataforma confiable y segura. Ya sea que elija un disco duro externo, Google Docs, Dropbox o Microsoft 365, asegúrese de tomarse el tiempo para configurar correctamente su sistema y realizar copias de seguridad de sus documentos importantes con regularidad.

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